Szervezetfejlesztés a Mindclash Games csapatával

Bevezetés

Hogyan vált fél év alatt egy lelkes, társasjátékfejlesztő garázscégből egy, a világ élvonalába tartozó, agilisan működő kiadóvá? Mindezt úgy, hogy a maroknyi csapat nemcsak összetartóbb és elkötelezettebb lett, hanem a hatékonyságuk lényegében megháromszorozódott? Erről szólt a szervezet- és folyamatfejlesztési együttműködésünk a Mindclash Games tehetséges és fiatal munkatársaival, akik azóta dollármilliós projekteket fejlesztenek és még a Forbes hasábjaira is fellőtték magukat.

Történet

A Mindclash Games egy Magyarországon, magyar fiatalok által alapított,  nemzetközi piacot megcélzó társasjátékfejlesztő- és kiadó cég. A társasjáték-piac elit kategóriájának számító "euro" műfajnak a legsikeresebb itthoni független fejlesztőcége, és a nemzetközi porondon is az élvonalba tartoznak.  Egyes társasjátékaik tízezres nagyságrendben kelnek el, 2015 óta több, mint 5 millió dollárt bevételt szereztek a Kickstarter nevű közösségi finanszírozási platformon - mindezt pedig egy 9 fős budapesti gárda hozza tető alá. Az Anachrony című játékuk minden idők 50 legjobb társasjátéka között szerepel, új megjelenéseiket pedig világszerte rajongók tízezrei várják izgatottan. Játékaik nemcsak okos és kreatív alkotások, hanem mindegyik egy egyedülálló és lélegzetelállítóan kidolgozott világban játszódik, legyen szó bűvészekről (Trickerion), galaktikus civilizációkról (Voidfall) vagy a koponyánkban megbúvó érzelmekről (Cerebria). A Mindclash Games tehát nemcsak egy játékfejlesztő cég, hanem kreatív és sokoldalú alkotók közössége is egyben.

Miért keresett meg minket az ügyfél?

2020 szeptemberében megkeresett minket a Mindclash Games három alapítója, mert egy általuk belsőleg már korábban elindított szervezetfejlesztési folyamathoz kerestek külső partnert.  Az alapítók megfogalmazása szerint 2020-ig alkotó kollektívaként működtek, melyet a lelkesedés húzott előre. A piaci ismertségük növekedésével arányosan nőtt a munkaterhelésük is, melyre a csapatuk bővítésével válaszoltak. A menedzsment szerint az előttük álló jövőkép a stabil növekedés irányába mutatott, azonban nem voltak lefektetve a workflow folyamatok, nem voltak kiosztva a szervezeti szerepek, így pedig a csapattagok azokhoz a feladatokhoz nyúltak, amik éppen előttük hevertek - "mindenki foglalkozott mindennel", és az alkotás öröme vitte előre a szervezetet. A csapattagok nem voltak elégedettek a hatékonysággal és a túlzott munkaterheléssel. Mindeközben projektről projektre működtek: amikor befejezték az egyik társasjátékos fejlesztésüket, utána nekikezdtek a következőnek. Ez hosszú távon azonban nem volt fenntartható üzleti modell, mert nem tette lehetővé a piacon sztenderdnek számító évi 1-3 társasjáték kiadását. Ezért kiemelt üzleti céllá vált a projektek hatékonyabb kezelése és menedzsmentje. Eleinte belső folyamatfejlesztésbe vágtak bele,  azonban ezek hamar elhaltak, mert nem igazán volt meg az akarat és eltökéltség.

A kihívás

A kezdeti egyeztetések során a vezetőséggel közösen azonosítottuk a fejlesztési célokat:

• vezetői szerepkörök tisztázása
• folyamatmenedzsment-rendszer bevezetése: az ad hoc működésről a tervezett, rendszerszintű működésbe szerettek volna áttérni
• a kollégák szerepköreinek tisztázása és ezen szerepkörök hozzáillesztése a folyamatmenedzsmenthez
• a túlórák, a túlterhelés csökkentése
• a csapat egységének fenntartása, a csapaton belüli kommunikáció javítása

Külön kihívást jelentett, hogy a folyamat hibrid működésben zajlott: ebben az időszakban a covid-járvány miatti korlátozásokra válaszul a megbízóval közösen igyekeztünk rugalmas választ adni. Így a fejlesztési programok többségét online - elsősorban Zoom és egyéb kooperatív platformokat használva (pl. Miro, Asana) - vittük közösen.

A megoldás

A Mindclash Games csapatával kitűzött célok és az aktuális állapot felméréshez egy 1 hónapos diagnosztikával vágtunk bele. Ez teljesen megszokott folyamat a szervezetfejlesztésben, sőt, lényegét tekintve a legfelelősségteljesebb szakasz.

Ebben a hónapban hálózatkutatást végeztünk, személyes interjúkat tartottunk. 2 hétig figyeltük a folyamatokat shadow-rendszerben, csendben, hogy dolgoznak és meetingelnek élőben és online. Az üzleti folyamatokat is felmértük és nekikezdtünk a vezetők személyes fejlesztésének is.

Ezt követően a fejlesztési folyamat intenzív 4 hónapja több szinten zajlott párhuzamosan, mely az alábbi komplex megoldásokat tartalmazta:

• a folyamataik rendszerezésére létrehoztunk egy Agilitáshoz hasonló rendszert
• a szerepköröket ehhez folyamatmenedzsmenthez igazítottuk
• új meetingstruktúrákat vezettünk be náluk, melyek egyrészt a folyamatrendszerhez igazodtak (ilyenek voltak a tervező, standup, retro, demo meetingek), másrészt csapatösszetartó, nem-operatív meetingek (virtuális összecsődülés)
• koncentrált tréningeket tartottunk a csapatnak, azok alapján, amiket a diagnózisban felmértünk: például hogyan adjanak hatékonyabban, ügyesebben visszajelzést egymásnak, hogyan kommunikálják egymás felé a kritikát, negatív dolgokat

Egyszerre foglalkoztunk a Mindclash-Agile rendszer felállításával, demózásával valamint gyakorlásával. Eleinte sűrűbben, majd egyre ritkábban belenyúlva.  Ez a rendszer egy ügyfélre szabott szoft-agilis rendszer, mely keretbe foglalta a játékfejlesztési és kiadási folyamatokat. Lényegében a videójáték-kiadó cégek analógiájára épülve fel.

Eközben meghatároztuk a szerepköröket.

A projektekhez hozzárendeltük a Projekt Gazdákat, akiknek a működését a Projekt Menedzser (az egyik alapító) fogja át. A felsővezetés pedig egyes projekteben csapattagként, megint más projektekben pedig Megrendelőként került szerepbe.

A szerepkörök és a folyamatok összecsiszolása közben külön figyelmet szenteltünk az őszinte, nyílt belső kommunikációra, és a külön nagy kérésre: a negatív visszajelzések adására és fogadására is.

Kiemelten figyeltünk arra, hogy a fejlesztési eszközök minden ponton követhetőek és kézzelfoghatóak legyenek: ehhez mindig rendelkezésre bocsátottunk számukra digitális vagy kézzelfogható eszközöket, segédanyagokat.

A közös workshopok alkalmával mindig létrejöttek azok a szerződések és megállapodások, melyek mellett el tudtak köteleződni a csapattagok – a kommunikációs alapvetéseikből még Nyílt Kommunikációs Alkotmány is született, mely máig a Mindclash Games csapat irodáját díszíti aláírva.

Eredmények

A Mindclash Games működése a folyamat zárását követő 3 hónappal későbbi utánkövetés és interjúk alapján eredményesen megváltozott. 4 - párhuzamosan futó fejlesztési projekt a korábbi 1-2 helyett 1,5 millió euró - a legutóbbi, 2021-es Kickstarter projekt bevétele 3 – 3 új munkatárs mellett a csapat háromszor hatékonyabbá is vált

• a tulajdonosi struktúra átalakult, és a felsővezetés hatékonyabban működik, egy cégvezető működik, és meg tudtak állapodni a döntéshozatali kompetenciákban.
• erősen javult a meetingek hatékonysága - ez összefügg a felszabadult idővel is → ami pedig üzleti eredményekben is látható (
• javult a csapatmorál
• javult az együttműködés és a határidő tartás

Visszajelzések

A csomag, amit ajánlatottatok, egy nagyon teljeskörű dolog volt, mert benne volt a folyamatok rendbetétele, de benne volt a meeting struktúra szervezetebbé tétele, az, hogy az időpontokat jobban tartsuk, a vezetői szerepkörök elhatárolása. Tulajdonképpen minden, amire szükségünk volt, bele tudtátok tenni egy 6 hónapos folyamatba.

Péter Viktor – Mindclash Games alapító, tulajdonos és ügyvezető (megrendelő)